イベントといえば専用のイベント会場で行うものを想像しがちですが、時代の流れとともに様々な場所でイベントが行われるようになっています。
皆様が普段ご利用されるカフェも例外ではありません。今回はカフェでイベントを開催する際の流れや準備についてご紹介させていただきます。
カフェのイベント企画で他店と差別化をはかる
街の中にはカフェが数多くあります。競争が激しい業種だからこそ、他店との差別化を図るため積極的にイベント会場として貸し出しをしたり、カフェ自体がイベントを企画したりするところもあります。
コンサートを開いたり、参加型体験イベントを企画してみたり、固定を開いてみたりと実に様々なイベントが開催されているのです。
業界の人でなくても、一般の方に貸しスペースとしてイベントの場所を提供しているカフェもあるので、私達でも気軽にカフェでのイベントを企画することができます。
カフェでのイベント開催の流れ①企画～日時決め
そこで今回はカフェでイベントを開催する際の流れについてご紹介します。
イベントの企画内容を決める
まずはどのような内容のイベントを行うかどうか決めましょう。イベントの目的をメインに考えるとイベントの構成が作りやすいでしょう。何かやりたいことがある、人にこういった体験をしてほしい、不特定多数誰に伝えたいことがある目的はどのような事でも構いません。
同時にどのような人を集めればいいのか、ターゲットを定めることも忘れないでください。
イベントの日時を決める
次に決めなければいけないのがイベント日時です。目的やターゲットに合わせて適切な日時を選びましょう。会社員であれば平日は参加できませんし、主婦なら平日の方が参加しやすい場合もあります。
季節や天候を考慮して決めるという方法もあるでしょう。
カフェでのイベント開催の流れ②告知～準備
イベントの告知をする
イベントが企画できたところでイベントの告知をしなければいけません。いい企画が決まったとしても、イベントを開催していることを知らなければ来ることができないからです。あまりにも多すぎる人数を集めようとすると告知が大変なので、知人伝いで誘える程度の少人数のイベントから始められるのがおすすめです。
イベント名は開催日時や場所、どういったイベントを行うのか、料金はどれぐらいか、参加方法や懇親会の有無についても記載しておきましょう。
懇親会がある場合には予約を
イベント終了後に懇親会を開く場合は事前に懇親会の予約をしておきます。 会場にカフェを使って懇親会を開く場合はお店に予約する必要はありません。あらかじめ参加する人数を把握しておき、ニーズに応じた料理やドリンクを用意しておきます。
下準備をしっかりとする
イベントはどれだけ入念な下準備をしたかによって上手くいくかが決まる、と言っても過言ではありません。成功させようと思えば下準備をしっかりとしておきましょう。
カフェでのイベント開催の流れ③セッティング～イベント終了まで
会場のセッティングをする
当日は早めに入り、会場の飾りつけやセッティングを行います。会場の場所がわからない方の案内係を配置しておく必要もあります。カフェの前や最寄りの駅に 誘導スタッフを手配しておきましょう。
イベントの開催
イベント開催は事前に用意しておいたマニュアルに従って司会進行を進めていきます。気を付けなければいけないのが時間の配分です。時間を気にしながら、うまく司会ができる人はよほどの司会進行上手です。
そのため司会進行とは別に、時間管理をしてくれる専用のスタッフがいてくれると安心です。いくらマニュアルを作っていたとしても、 タイムスケジュール通りに進むとは限りません。急な出来事にも臨機応変に対応できるようにしておきましょう。
懇親会、イベント終了後
イベント終了後には懇親会を行います。懇親会も含めてイベントという認識を忘れないでいてください。イベントに来てくれた経緯を話し合ったり、情報交換をしたり、今回のイベントの感想を聞いたりして次回のイベントに行かせるようにしておきましょう。
イベント後には参加者にお礼状を送るようにしてください。お礼状を送ることで次回も参加してくれる可能性が高くなりますし、いい友好関係を築くことができるからです。またSNSなどで交流を図ることもおすすめです。
まとめ
以上カフェイベントを開催する流れについてご紹介させていただきました。カフェイベントを開催するにはすることがたくさんあって大変というイメージもあるかもしれませんが、今回ご紹介したマニュアルに従って企画を進めていくといくらかスムーズかと思います。
これからカフェでイベントを企画される予定の方はぜひ参考にしてみてください。
親子カフェ「kotocafe」ではイベント開催の会場としてカフェの貸し出しを行っております。カフェイベントの開催にご興味のある方は、是非当店へ一度お問い合わせください。
